2023、2024年度総会資料

日時：2024年（令和６）年４月６日　18:10～19:30
場所：周南市シビック交流センター交流室６
出席者
- 会員代表
  - 竹山輝（出光）、藤井香織（東ソー）、永田貴大（東ソー）、鳥居茂（徳山市民TC）、河村勝憲（周陽シニアTC）、金重文男（スマイルテニスサークル）、森田一成（日鉄ステンレス周南）、田中敏通（新南陽TC）、宮脇宏美（YDK）
- 執行部
  - 森川広会長、田中港副会長兼普及委員、國澤美代子副会長、棟近俊宏副会長、増原伸子広報委員、古川敦経理委員、前田直之競技委員
会員代表総会成立の確認
- 議決権を有する会員代表総数12名に対し、委任状を含めた出席者数10名で、会員代表総数に対し2/3以上の出席、よって規約第９条の３に基づき、本総会は成立。
会長挨拶（要旨）
- 本総会は、先の臨時総会で承認していただいた新運営体制での最初の総会である。周南市テニス連盟の活動資金は、主に市民の税金で賄われている。総会は、この資金が適切に運用されているか皆さんが直接監視できる唯一の機関である。また総会は、周南市のテニスを盛り上げていくための議論の場でもある。是非、しっかりとした審議と、前向きな議論を交わしてほしい。
審議・承認事項
- 2024年度役員任免の件
  - 総会資料に提示された理事会メンバーの任免について審議。
  - 採決の結果、提示された全員が賛成多数で承認。
  - 事務局の各委員が紹介された。
- 2023年度決算の件
  - 総会資料に提示された決算資料について執行部より説明。
  - 鳥居茂会計監査委員から「監査した結果、決算書に問題なし」との報告。
  - 決算書について審議、採決の結果、賛成多数により承認。
- 2024年度事業計画の件
  - 総会資料に提示された行事計画について執行部より説明。
  - 行事計画について審議、採決の結果、賛成多数により承認。
- 初心者向け講習会開催の件
  - 田中副会長兼普及委員より初心者向け講習会の概要について説明。
  - 提案について質疑応答を行ったが、実利のある講習会とするには、長期スパンでの募集とし開催頻度を多くするなど、再考する必要があるなどの意見等があり、執行部が持ち帰り再検討することとなった。
  - （席上交わされた質疑応答メモを本議事録の末尾に残す）
- 2024年度予算の件
  - 総会資料に提示された2024年度予算について執行部より説明。
  - 2024年度予算について審議、採決の結果、賛成多数により承認。
- 周南市テニス連盟規約の件
  - ２月17日開催の臨時総会にて規約の提案を行い、２月末までに修正等を会員代表から回答することになっていたが、回答なし。
  - よって、臨時総会で指摘された本総会の名称を会員代表総会に修正し、これをもって規約が承認されたものとする。
  - なお規約は連盟のホームページに掲載しており閲覧可能。
- 新規会員の入会の件
  - 連盟への入会を希望するYDK代表の宮脇さんよりクラブ紹介。
  - YDKの新規加入について審議、採決の結果賛成多数により承認。
  - （これでテニス連盟の議決権を有する会員数は13となった。）
- 競技運営団体の輪番リストの件
  - 総会資料に提示された2024年度以降の輪番リストについて執行部より説明。
  - 採決の結果、輪番リストは賛成多数により承認。
- 会計監査員の輪番リストの件
  - 総会資料に提示された2024年度以降の輪番リストについて執行部より説明。
  - 採決の結果、輪番リストは賛成多数により承認
報告事項
- 2024年度大会及び講習会活動結果報告
  - 詳細はホームページに掲載しており、ここでの報告は割愛。
- 山口県体育大会結果報告
  - 周南市は、惜しくも準優勝
- ゼオンアリーナ周南庭球場の運用法に関する競技結果について棟近副会長より報告
  - スポーツ協会（旧体協）、アシックス、ソフトテニス連盟との４者協議を３月15日に実施。
  - ９月12日からテニスコートの改修（No.4,8以外）年末まで北側コートで、引き続き年度末まで南側コートの改修となる。改修時期の使用可能面数は８面。
  - 協議目的は以下の２点について使用者の不利益とならぬように検討いただくこと。
    - 予約１週間前からのキャンセル料全額発生
    - 大会時の使用コート一部時間前返却不可
  - 結論として、コート改修もあり不便となるので、今年度はこれまで通りの運用OK。ただし、事前申請なしの大会や個人で借りた場合はキャンセル料が発生。
  - 当日雨でのキャンセル料は発生しない。
  - また、来年度については再度協議を行って決めていく。天候のケース毎の取扱いについても継続協議。
  - 本件が出た経緯は、周南市条例により各施設がこの様な運用となっていたこと
  - 【以下に本件に対する主な質疑応答について記す】
    - 金重）個人使用の際に当日コートを増やすのは問題ないか？
    - 國澤）コート増は問題ないが、周南市テニス連盟か周陽地区テニス協会に加盟しているかどうかで減免措置の対象となるが、このチェックは厳しくなる。周体連は減免対象とならない可能性がある。気になる事があれば、是非意見を寄せて欲しい。継続協議にて訴えていきたい。
- 体協及び周南庭球場の名称変更について田中副会長より報告
  - 「ゼオンアリーナ周南（旧キリンビバレッジ）」と「スポーツ協会（旧体協）」の名称をくれぐれも間違えないでほしいとの通達あり（印刷媒体や告知資料等は特に要注意）。
- 本年度最初の市民大会について前田競技委員より連絡
  - 春季市民大会を６月２日に予定しており、ホームページにて既に申込開始していることを連絡。

以上

【（ご参考）初心者向け講習会の議題での主な質疑応答記録】

森川）小中学生以外の高校生や大人も対象としてほしい。

鳥居）他スポーツは「教室」ということで、月１回とかではなく１年間を通しての募集をしており補助も出ているはず。

森川）教室方式で対応するには、相当な労力が必要。営利団体ではなく周南市テニス連盟のようにボランティアレベルの対応では難しいと考える。

金重）ソフトテニスは補助金をもらい10回シリーズで参加費トータル2,000円～4,000円程度。火曜日の19～21時、参加者20名で募集し、スタッフは５～６人。しかし、この方式だと決まった20名のみが対象となり、テニス人口拡大の趣旨とは異なる。

前回企画したテニス教室は雨天中止となったが、別日に延期しても10名弱の参加希望あり。指導と言っても技術指導ではなく、テニスに親しんでもらうレベル。ラケットも10本程度あり、練習用のソフトボール（100球）や移動式ネットも用意可能。参加者10名だとコートは３面必要。

宣伝にHPは非常に効果的。周南市テニス連盟への掲示を検討してほしい。

増原）まだアイデアレベルだが、本件も含めていくつか改善を検討中。

鳥居）大人はジュニアと違って長いスパンの短い周期で行う必要があると思うので、平日夜の開催をイメージする。

田中）鳥居さんのアイデアも含めて検討していく。いずれにせよするの開催は難しい。実行可能な運営形態を検討して具体案を出してゆきたい。

第３回運営体制改革の打合せ議事録

日時：令和５年11月４日　16時～18時
場所：周南市役所交流センター会議室
出席者：田中港、棟近俊宏、國澤美代子、今川敏彦、増原伸子、前田直之、森川広
議事内容：
- 前回打合せ時の宿題事項の確認
  - 規約修正箇所の確認
    - 8-3の9)の理事会における決済案件、高額な連盟備品の購入、ここでいう高額の金額は5,000円以上とする。
    - 各クラブの略称の統一とカテゴリー分類の変更
    - カテゴリー①：トクヤマ、東ソー、徳山市民TC、徳山LTC、周南TC
    - カテゴリー②：出光興産、周南市役所、新南陽TC、日鉄ステンレス周南、徳山高専、周南ジュニア、スマイルテニス
    - カテゴリー③：周陽地区テニス協会、日本女子連山口県支部、周陽シニア
  - 連盟銀行口座の名義をトクヤマの石川氏から会長に変更する
  - テニス連盟申込みの書式は、別途送付する
  - 今川氏より新規輪番の提案、輪番案について各クラブに打診後、最終案を策定
  - 新たな初心者向け講習会は、午前中３時間を目途に開催
    - 初心者を受け入れるクラブの紹介等、初心者の受皿となる仕組みの検討が必要
  - 監査役の輪番表は、カテゴリー①の各クラブの意見をヒアリング後決める
- ホームページの機能拡充について
  - 各クラブの紹介機能を追加
    - 各クラブの事情に沿った紹介とする
- 臨時総会について
  - 目的：新たな運営組織の承諾を得て、３月の総会を新たな運営組織で開催するため
  - 日時：令和６年２月17日（土）17時～19時
  - 場所：市役所交流センター会議室（交流室６／24名収容）（今川氏予約済）
  - 会員の一体感を深めるため懇親会を同時開催する（19時15分～21時）
  - 議事進行役は事務局長
  - 臨時総会の主構成は、全体説明（森川）、ホームページ（増原）、競技運営方法（前田）
  - 説明はパワーポイントを予定、絵コンテを森川が作成する
  - パワーポイントができ次第、改革メンバーで模擬総会を行う（日時等は別途連絡）

2023年度臨時理事総会議事録

日時：2024年２月17日　17時～19時
場所：周南市シビック交流センター交流室６
出席者
- 会員団体代表者：藤井香織（東ソー）、野間陽太（トクヤマ）、宮﨑亮一（徳山高専）、鳥居茂（徳山市民TC）、河村勝憲（周陽シニアTC）、金重文男（周陽ジュニアTC）、金重文男（スマイルテニスサークル）、石尾遼平（日鉄ステンレス周南）、田中敏通（新南陽TC）、（特別参加：宮脇宏美（YDK））
- 委任状提出会員団体：周陽地区テニス協会、出光興産、徳山LTC、女子連周陽支部、周南TC、（欠席：周南市市役所）
- 執行部：森川広会長、田中港副会長、國澤美代子副会長、棟近俊宏副会長、今川敏彦事務局長
- ワーキンググループ：増原伸子（周南TC）、古川淳（トクヤマ）、前田直之（徳山市民TC）
臨時総会成立の確認（事務局長）
- 総会構成数16名に対し、会員団体代表者10名、委任状５名の計15名により層構成数の３分の２以上の出席を得て本総会は成立
会長挨拶（要旨）
- 昨年の総会にて現行のテニス連盟の運営体制を改革することを表明し、ワーキンググループを立ち上げ、ようやく新しい運営体制をご提案できる運びとなった。本日の臨時総会においてご説明する新しい運営体制をご承認いただき、来月の総会から新しい運営体制で臨ませていただきたい。
議事（進行役：事務局長）
- 第Ⅰ部　運営体制の改革の概要について（会長）
  - 現行の事務局の輪番制を廃止し、新たに専任制の執行部を設ける。執行部は、意思決定機関の理事会と実行部隊の事務局を置く。事務局に専任の経理委員、競技委員、広報委員、普及委員を置き、事務局長が統括する。
  - テニス連盟の情報発信ツールとして、ホームページを開設する。
  - テニス連盟内で発生する事案を透明かつ迅速に処理するため、理事会を設ける。
    - 新たな運営体制を規定する規約を整備する。
  - 市民テニス大会参加者の減少に歯止めをかけるため、連盟内に普及委員を設ける。
  - 【お願い】配布した規約（案）を熟読していただき、ご意見等があれば２月末までに事務局長宛てにご連絡ください。ご意見等を勘案した規約を３月の総会に提出し、審議して頂く予定です。
  - 【主な質疑応答】（　）文は補足・追記
  - - Ⓠホームページ制作費用の出どころは？
    - 🅰テニス連盟の財源から拠出する（３月の総会での決算書の中で報告し承認をいただきたい）。
    - Ⓠ総会で議決権を持つのは「会員」とあるが、クラブの代表者か？一般会員と区別すべきでは？
    - 🅰ご意見を反映して規約の中の総会の名称を会員代表総会と改める。
    - Ⓠジュニアの会員が最近急増し60～70人在籍している。ジュニアとの連携は考えられないか？
    - 🅰大変ありがたいお話で是非考えていきたい。例えば連盟でジュニア大会を開催するのも一案。
    - Ⓠ転勤してくるとテニスをやる場を探すのに苦労した。それへの対応は？
    - 🅰第２部で説明させていただくが、ホームページに各会員のクラブ紹介を掲載する予定である。
    - Ⓠ企業クラブで部員数が減っている理由は？
    - 🅰省力化で工場勤務者の採用がかなり減少した。特に女子職員の採用が減り、かなり前から市民大会で女性の試合が組めない状況である。
    - Ⓠ市民大会参加者の年齢分布は把握されているか？
    - 🅰把握できていないが、明らかに参加者の顔ぶれに変化は無く、全体的に年齢が上がっている。世代別に対応を考えていく必要がある。
- 第２部　新たな情報発信方法（ホームページ）について（増原広報委員）
  - 会員団体を含む周南市民への情報発信ツールとして、タイムリーかつ効率的なホームページを開設する（試験運用中）。
  - ホームページは単なる大会案内だけでなく、試合の申込、ドロー、試合結果及びテニス連盟からの情報開示等、透明性かつ有用性に優れた情報ツールとする。
    - 【お願い】
    - 各団体に所属する皆さんにホームページの周知をお願いしたい。
    - 潜在するテニス愛好家の受皿となるよう、各クラブの紹介をホームページに掲載したい。ついては、クラブ紹介フォームをメールで送付するので、３月10日までに事務局長まで送付願います。
    - テニス連盟のホームページ開設を、一般市民の皆さんにお知らせするチラシを３月上旬目標に作成し、各会員団体に送付します。ついては、公共施設等、市民が集う多くの施設にチラシを掲示したく、ご協力お願いします。
    - 【主な質疑応答】（　）文は補足・追記
    - Ⓠホームページ開設に当たっては、パソコンも自前で用意していただくなど、対応者への謝礼金などが必要では？そのためには会員からの会費徴収も必要では？
    - 🅰まずは謝礼金や会費徴収を行わずに運営を行ってみて、実費が生じたら予算化して対応したい。（ホームページ作成者に技術料を申し出たが、ワーキンググループメンバー全員が無報酬で活動しており、ホームページ作成もその一環としての活動であるとの理由から固辞された。感謝。）
    - Ⓠ広報委員への業務集中が心配、フォロー体制が必要では？
    - 🅰ご指摘の通り、HP作成当初の負荷に比べて小さくはなるが、継続運営にはそれなりの負荷が予想される。広報委員を２名体制にするなど、継続できる体制づくりを検討してゆきたい。
- 第３部　新たなテニス大会の運営方法について（前田競技委員）
  - 競技運営業務（ドロー作成等）を事務局長から競技委員に委譲し、分担化を図る。
  - テニス連盟のホームページ開設に伴い、大会申込方法を変更する。
  - テニス大会時の競技運営業務の競技委員と競技運営団体（主務・補佐）を明確にするとともに、新たに競技運営団体の輪番リストを作成する。
  - 【主な質疑応答】
  - Ⓠ大会の運営は試合の出場者がいなくても対応が必要か？高専などでテストが重なると対応が難しい。
  - 🅰輪番リストは案なので、担当の大会を変更もしくは主務だけで対応する等を考えていくので不都合な団体はお申し出ください。
  - 情報提供：キリンのコートは試合終了後のブロックごとの返却ができなくなるかもしれないとの話あり（正式通達ではない）。よって、運営団体の負荷が増えるかもしれない。また、コートのキャンセルは１週間前までに行う必要がある（それ以降だとキャンセル料発生）。
全体を通じての質疑応答
- Ⓠテニスコートの一方的な運営変更に対して、ソフトテニス連盟と協力するなどして、後手にならない様に対応してほしい。
- 🅰正式な通達を受けていないので現時点では対応できないが、通達受領時には、体協と協力して対応したい。
- Ⓠ市のスポーツ課の意向は？
- 🅰民間へ委譲したということであり、運営企業が決めていく事になる。体協と運営企業との連携も悪く、要望をどこへ持っていけばよいかわからないというのが実情である。
- Ⓠテニスコートの大規模補修の影響も考える必要がある。
- 🅰ゲーム数を減らすなどして、大会は予定道り行う。
- Ⓠテニスコートの中学校の部活地域移行はチャンスととらえたい。テニス連盟は受皿となれないか？多くの人数が必要ではない、連盟の人が参加することで輪を拡げるきっかけとしたい。
- 🅰やりたい思いは強いが、仕事をしながらのメンバーが主体の状態で、市民大会の運営すらおぼつかないのが実情。まずは大会をきちんと実施するレベルからスタートさせていただきたい。また、周南市で人口が一番多いスポーツは水泳と空手。すなわちきちんと営利団体がしっかりと運営しているスポーツの人口が多い。ボランティアのみで行うのは限界があると認識している。連盟主力メンバーは仕事をやりながらなので、平日の活動は難しいし、土日を削ることになる。初心者対応など、やれるところからやらせていただきたい。
- Ⓠテニスコートの周陽地区テニス協会でジュニアの大会を開催することは考えられないか？
- 🅰テニス教室を始めとして普及活動は行っているが、周陽地区のメンバーも働きながらなので平日の対応は難しいと思う。
- Ⓠ周陽OPの時に17、18面を借りてテニス体験会を行ったら50名以上の参加者だった。また、春のテニス講習会（3/24）も計画しているのでご協力いただけるとありがたい。
- 🅰テニスコートのブロック返却が不可能になると仮定した場合、市民大会と同時にテニス体験会を行うのも良いアイデアだと思う。状況を見て考えていきたい。
採決（事務局長）
- 本日提案された新たな周南市テニス連盟の運営体制にたいする採決を行った。
- その結果、満場一致で賛同が得られ、新たな運営体制が承認された。
- ３月開催の代表会員総会から、新たな運営体制で臨ませていただく。

以上

目次

2023年度周南市テニス連盟会員代表総会議事録

第３回運営体制改革の打合せ議事録

2023年度臨時理事総会議事録